Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

CourtOS GbR, Dominic Martin von Känel, Sebastian Reinhardt und Phillip Seils GbR, Posener Straße 7a, 85276 Pfaffenhofen an der Ilm, Deutschland.
Kontakt: info@courtos.de

Datenschutzkontakt

Fragen, Beschwerden und Anfragen zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte richten Sie bitte an info@courtos.de. Die Nachricht erreicht das CourtOS-Team.

2. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch erforderliche Informationen wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, HTTP-Status, Browsertyp und Betriebssystem. Unser berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung der Website, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für diese Zwecke und die Abwehr konkreter Vorfälle erforderlich ist.

Hosting-Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Für das Hosting besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sowie freiwillige Angaben zu Verein/Organisation und Thema zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Übermittlung erfolgt an unseren Webserver und von dort mit der Mailfunktion des Hosters per E-Mail an CourtOS. Für vorvertragliche Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen ist unser berechtigtes Interesse die Beantwortung Ihrer Nachricht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Ankreuzen im Formular bestätigt die Kenntnisnahme dieser Information und ist keine eigenständige Einwilligung als Rechtsgrundlage.

Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sind für die Bearbeitung über das Formular erforderlich. Verein/Organisation und Thema sind freiwillig. Ohne diese Pflichtangaben können wir die Anfrage über das Formular nicht bearbeiten; Sie können uns alternativ direkt eine E-Mail schreiben.

Die Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Prüfung der Zahlenaufgabe setzt das Kontaktformular ein technisch erforderliches Sitzungscookie. Die zugehörigen Aufgaben werden serverseitig gespeichert, sind 30 Minuten gültig und können nur einmal verwendet werden. Zur Abwehr automatisierter oder massenhafter Kontaktanfragen begrenzen wir den Versand anhand Ihrer IP-Adresse. Dafür speichern wir einen mit einem lokalen Schlüssel gebildeten pseudonymen Zählereintrag und Zeitpunkte der Versuche; Namen, E-Mail-Adressen und Nachrichten werden in diesem Zähler nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz des Kontaktkanals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zeitpunkte werden nur für ein Zeitfenster von einer Stunde für die Begrenzung berücksichtigt. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten zulässigen Formularaufruf entfernt. Die hiervon getrennten Hosting-Logfiles sind oben beschrieben.

4. CourtOS-App und interne Vereinskommunikation

Bei der Nutzung von CourtOS durch einen Verein ist grundsätzlich der jeweilige Verein Verantwortlicher für seine Mitglieder-, Trainings- und Kommunikationsdaten. Die CourtOS GbR verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags und des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Verein. Datenschutzanfragen können an den Verein oder an info@courtos.de gerichtet werden.

Für die eigene Website, Kontaktanfragen, CourtOS-Konten, Lizenzen und Abrechnung ist die CourtOS GbR selbst Verantwortliche. Der jeweilige Verein muss seine Mitglieder und Athletinnen oder Athleten über die konkreten Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger seiner Verarbeitung informieren. Das gilt auch, wenn er Daten importiert oder aus öffentlichen Verbandsquellen übernimmt. Diese allgemeine CourtOS-Seite ersetzt diese vereinsbezogene Information nicht.

Die interne Kommunikation verarbeitet Konto-, Vereins-, Rollen- und Mitgliedschaftsdaten, verschlüsselte Nachrichten und Reaktionen sowie die für Zustellung und Sicherheit erforderlichen Thread-, Absender-, Empfänger-, Zeit-, Geräte-, Schlüssel- und Realtime-Metadaten. Nachrichteninhalte werden auf den Endgeräten Ende-zu-Ende verschlüsselt. CourtOS besitzt keinen allgemeinen Schlüssel zum Lesen der Nachrichten. Technisch notwendige Metadaten bleiben für Autorisierung, Zustellung, Missbrauchsschutz, Löschung und Nachweis verarbeitbar.

Im Vereinsmodul Operations kann der Verein für Kinderschutzprüfungen optional das Vorlagedatum eines Führungszeugnisses erfassen; Inhalt und Ergebnis des Zeugnisses sind nach dem derzeitigen Datenmodell nicht vorgesehen. Ob § 72a SGB VIII im konkreten Fall anwendbar ist und welche Rechtsgrundlage gilt, muss der verantwortliche Verein vor der Nutzung prüfen.

Für allgemeine Nachrichten und Anhänge ist derzeit systemweit eine Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen hinterlegt. Vereine können diese Frist in CourtOS einsehen, aber derzeit nicht selbst ändern. Schlüssel- und Sicherheitsmetadaten können bis zu 365 Tage, Lösch- und Datenschutzanfragen als minimierter Nachweis bis zu 1095 Tage gespeichert werden. Eine Einschränkung sperrt neue Beiträge sofort. Auskunft, Datenübertragbarkeit und Löschung können im Kommunikationsmodul angefordert werden. Die vollständige Löschung bei externen Speichern und in Sicherungen wird gesondert geprüft.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vom Verein eingesetzten Kommunikationsfunktion und zur sicheren Vereinsorganisation auf der vom Verein dokumentierten Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Supabase verarbeitet Authentifizierungs-, Datenbank- und Realtime-Daten in der gewählten EU-Region Irland; IONOS liefert die Webanwendung aus. Anhänge, Gesundheits- oder Readiness-Freigaben und die Nutzung durch Minderjährige werden erst nach gesonderter Freigabe und ergänzender Datenschutzprüfung aktiviert.

Für aktivierte Konto-, Einladungs- und Bestätigungsmails ist Brevo als transaktionaler Mailanbieter vorgesehen. Die einzelnen Mailwege, Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Vertragsgrundlagen müssen vor dem Versand personenbezogener Kundendaten belegt werden.

Geräteschlüssel werden lokal im Browser gespeichert. Beim Verlust eines Geräts oder einer nicht gesicherten Wiederherstellungsdatei können ältere Nachrichten auf einem neuen Gerät unter Umständen nicht mehr entschlüsselt werden. Die lokale Suche durchsucht nur bereits auf dem Gerät entschlüsselte Inhalte; CourtOS führt keinen serverseitigen Klartext-Suchindex der Nachrichten.

Weitere CourtOS-App-Funktionen: Training, Gesundheit und Video

Wenn ein Verein die entsprechenden Funktionen nutzt, verarbeitet CourtOS Mitglieder- und Teamzuordnungen, Trainingspläne, Anwesenheit, Diagnostikwerte und freiwillige Gesundheits-Check-ins. Dazu können Befinden, Schlaf, Belastung, Schmerz und Einsatzfähigkeit gehören. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt; ihre Verarbeitung erfordert neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO eine Ausnahme nach Art. 9 DSGVO, insbesondere eine wirksame ausdrückliche Einwilligung. Der verantwortliche Verein muss Zwecke, Rechtsgrundlagen, Zugriffsberechtigte und die Information seiner Mitglieder konkret festlegen.

Für die Videoanalyse können hochgeladene Trainings- oder Spielaufnahmen, Verarbeitungsaufträge, erkannte Spielereignisse und manuelle Korrekturen verarbeitet werden. Aufnahmen können identifizierbare und minderjährige Personen sowie gegnerische Teams zeigen. Die Erlaubnis für Aufnahme und Analyse ist vom verantwortlichen Verein vor dem Einsatz zu klären; eine Verwendung zur Modellverbesserung benötigt eine gesonderte Prüfung und Freigabe.

Die Datenbank und Authentifizierung liegen beim eingesetzten Supabase-Projekt in der EU-Region Irland. Video-Objekte werden über eine R2-kompatible Objektspeicheranbindung verarbeitet; die GPU-Analyse nutzt einen RunPod-Worker. Die tatsächlichen Anbieter-Vertragsrollen, Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und möglichen Drittlandübermittlungen sowie gegebenenfalls die Garantien und die Möglichkeit, diese einzusehen, müssen vor einem Einsatz mit realen Personen geprüft und konkret mitgeteilt werden. Technische Metadaten und begrenzte signierte URLs können für Übertragung und Verarbeitung erforderlich sein.

Gesundheits-Check-ins unterliegen im System einer Aufbewahrungsregel von 730 Tagen. Für Rohvideos ist eine 90-Tage-Regel definiert; ihre vollständige automatische Durchsetzung wird noch geprüft. Auskunft, Widerruf und Löschung können beim verantwortlichen Verein oder an info@courtos.de angefragt werden. Bei Minderjährigen sind Einwilligungsfähigkeit und Vertretung für den jeweiligen Zweck gesondert zu prüfen.

5. Keine Werbe- oder Analyse-Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Reichweitenanalysezwecken ein. Die Schriftarten werden lokal ausgeliefert; eine Verbindung zu Google Fonts wird nicht hergestellt.

Der Konfigurator speichert Ihre Auswahl von Plan, Kapazitäten, Modulen, Zahlungsintervall, Land und Kundentyp im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage, Schlüssel courtos-billing-selection). So bleibt Ihre Auswahl beim Neuladen und beim Zurückkehren im selben Tab erhalten. Die Auswahl enthält keine Kontaktangaben. Das lokale Speichern übermittelt sie nicht an CourtOS; eine Übermittlung im Bestellvorgang setzt dessen Nutzung und Verfügbarkeit voraus. Die Auswahl wird bei Änderungen überschrieben und beim Beenden der Browsersitzung verworfen; sie kann auch über die Website-Daten im Browser entfernt werden.

Bei einer ausdrücklichen Sprachwahl auf dieser Website speichern wir das technisch erforderliche Cookie courtos_language für bis zu einem Jahr. Sie können die Sprache erneut ändern oder das Cookie über die Website-Daten im Browser löschen. Beim Sprachwechsel wird die aktuelle Seitenposition kurzzeitig im Sitzungsspeicher abgelegt (Schlüssel courtos-language-position) und nach der Wiederherstellung auf der Zielseite entfernt. Diese Speicherungen dienen der von Ihnen gewählten Sprache und Navigation.

Die Anmeldeseite und die App verwenden für die Oberfläche eine bereits gespeicherte Sprachwahl oder die Browsersprache. Eine nur automatisch erkannte Standardsprache wird nicht dauerhaft gespeichert. Eine ausdrückliche Sprachwahl wird im lokalen Browserspeicher (localStorage, Schlüssel courtos.language.v1) gespeichert und kann dort überschrieben werden. Bei angemeldeter Nutzung kann die Sprache zusätzlich im Nutzerprofil gespeichert und auf anderen Geräten übernommen werden. Für die lokale Einstellung ist keine feste automatische Löschfrist vorgesehen; sie kann über die Website-Daten im Browser entfernt werden.

Die Verschlüsselungsfunktionen können Schlüssel in einer lokalen Browserdatenbank (IndexedDB, courtos-crypto) zwischenspeichern. Die Datenbank wird beim Speichern eines Schlüssels angelegt; eine reine Prüfung oder Entfernung eines noch nicht vorhandenen Caches legt keine Datenbank an. Diese lokale Speicherung ist von serverseitigen Kontodaten und Sicherungskopien getrennt. Für die Browserdatenbank besteht derzeit kein fester automatischer Zeitablauf; sie wird durch Löschen der betreffenden Website-Daten im Browser entfernt.

Die Kaderverwaltung kann Personen- und Gruppenzuordnungen, zusätzliche Profilangaben, noch nicht abgeglichene Änderungen sowie Konflikt- und Wiederherstellungskopien verschlüsselt auf dem verwendeten Gerät speichern. Das dient der Bearbeitung und Wiederherstellung bei Verbindungs- oder Speicherfehlern. Verschlüsselung bedeutet keine Anonymisierung.

Beim Abmelden wird der Zugriff gesperrt; lokale Kaderstände bleiben erhalten, damit ungesendete Änderungen nicht verloren gehen. Die erneute Öffnung setzt eine passende Anmeldung und Berechtigung voraus. Über die Kopienverwaltung können ausgewählte ältere Stände und Konfliktalternativen auf diesem Gerät geprüft und bereinigt werden. Andere Geräte, heruntergeladene Exporte, Serverdaten und Sicherungen bleiben gesondert zu berücksichtigen. Für das lokale Kaderjournal ist keine feste automatische Löschfrist umgesetzt; notwendige Fristen und die konkrete Bereinigung sind mit dem verantwortlichen Verein festzulegen.

Ältere lokale Bestände können ohne eindeutige Vereinszuordnung noch vor einer geschützten Übernahme vorliegen. Eigene Quellen werden erst nach bestätigtem Kontobezug geschützt geprüft; unklare oder fremde Bestände werden nicht automatisch einem Verein zugeordnet. Anfragen zu Auskunft, Berichtigung und Löschung können weitere Geräte und Kopien betreffen und sind über den verantwortlichen Verein oder info@courtos.de zu koordinieren.

Auf den Abo-Seiten wird nach einer E-Mail-Bestätigung ein Zugangstoken im Sitzungsspeicher des Browsers (sessionStorage, Schlüssel courtos-billing-session) gespeichert. Er wird beim Abmelden entfernt und beim Schließen des Browser-Tabs durch den Browser verworfen. Die Speicherung dient dem authentifizierten Zugriff auf den Abo-Bereich; ohne sie ist dieser Zugriff nicht möglich.

6. Externe Links

Links zu Instagram oder anderen externen Angeboten stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter her. Für die dortige Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO zu, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das Online-Formular ‚Vertrag widerrufen‘ betrifft ausschließlich den Vertragswiderruf, nicht die Einwilligung zur Datenverarbeitung.

Für CourtOS-eigene Verarbeitungen und für die Weiterleitung einer Anfrage zu Vereinsdaten schreiben Sie an info@courtos.de. Für vereinsverantwortete Daten ist der Verein der erste Ansprechpartner; CourtOS unterstützt ihn bei der Bearbeitung. Gesundheits- und Trainings-Einwilligungen können im persönlichen Athleten-Zugang einzeln widerrufen werden. Bereits vor einem Widerruf rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt; über die weitere Speicherung vorhandener Daten wird gesondert entschieden.

8. Automatisierte Entscheidungen und Bereitstellung

Trainings- und Bereitschaftswerte dienen als Entscheidungshilfe für Menschen. Nach dem beschriebenen Produktstand trifft CourtOS keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Werden Funktionen oder Einsatzbedingungen geändert, ist diese Bewertung zu aktualisieren.

Welche Angaben für ein Vereinsangebot erforderlich sind und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hat, muss der verantwortliche Verein für seinen konkreten Einsatz erläutern. Gesundheits-Check-ins sind freiwillig und setzen eine gesondert geprüfte Rechtsgrundlage voraus.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, lda.bayern.de.

10. Optionaler KI-Assistent

Der optionale KI-Assistent unterstützt bei CourtOS-Funktionen, Trainingsplanung und ausdrücklich freigegebenen Vereinsaufgaben. Für externe KI-Antworten ist die OpenAI Responses API vorgesehen. Die externe Verarbeitung wird erst nach Prüfung der Vertrags-, Kunden- und Projekteinstellungen freigegeben. Die tatsächliche Vertragspartei, Verarbeitungsorte, weitere Zugriffe und zulässige Transfers werden anhand des verwendeten Kontos dokumentiert.

Bei freigegebener externer Nutzung werden eine feste CourtOS-Aufgabe, Sprache, Rolle und der normalisierte Produktbereich sowie reduzierte Werkzeugdaten an OpenAI übermittelt. Freie individuelle Angaben und strukturierte Aufgaben werden innerhalb von CourtOS verarbeitet. Individuelle Texte, Namen, Titel, Betreffzeilen und IDs aus Werkzeugdaten werden vor externer Übertragung durch undurchsichtige Platzhalter ersetzt und erst bei CourtOS zurückübersetzt. Der öffentliche statische Drillkatalog ist ausgenommen. Rollen, allgemeine Verfügbarkeit, Termine und aggregierte Vereinskennzahlen können weiterhin enthalten sein; dies ist keine pauschale Anonymität. Nutzer-, Vereins- und Team-UUIDs sowie der Teamname werden nicht als initialer Modellkontext übertragen. Individuelle Gesundheits-/Intimdaten, Zugangsdaten, Bank-/Kontaktdaten und vertrauliche Nachrichteninhalte sind für den externen Pfad ausgeschlossen. Bitte gib sie nicht ein.

Für Vereinsinhalte bestimmt der Verein als Verantwortlicher Zweck und Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO soweit tatsächlich einschlägig. CourtOS verarbeitet nach AVV und Weisung. Eine Bereichsfreigabe ist keine Einwilligung betroffener Mitglieder. Für eigene Betriebs- und Sicherheitsmetadaten bewertet CourtOS die Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage gesondert. Es erfolgen keine medizinische Bewertung und keine automatisierte Entscheidung über Personen; Änderungen verlangen eine ausdrückliche Bestätigung und erneute Rechteprüfung.

Vor externer Verarbeitung verlangt CourtOS einen nachgewiesenen EU-Endpunkt und eine passende OpenAI-Projektkonfiguration, ausgeschaltete Trainingsfreigabe und bestätigte ZDR- oder MAM-Kontrollen. store:false allein bedeutet keine pauschale Nullspeicherung beim Anbieter. Weitere Verwaltungs-/Supportmetadaten und Sicherungen haben gesondert zu prüfende Speicher- und Zugriffsregeln. Fehlen die erforderlichen Nachweise oder passen sie nicht zum verwendeten Projekt, bleibt die externe Verarbeitung gesperrt.

Der Browserchat liegt im Arbeitsspeicher und kann geleert werden; bei Nutzer-, Vereins- und Teamwechsel wird er zurückgesetzt. Aktionsinhalte werden bei Abschluss oder Ablauf minimiert, neutrale Aktionsmetadaten nach 7 Tagen und KI-Nutzungs-/Auditdaten nach 90 Tagen gelöscht. Minimierte Löschvermerke bleiben 1095 Tage zum Schutz vor Wiederherstellung alter Daten. Anbieter-Logs und Backup-Kopien werden gesondert behandelt. Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung und Widerspruch kannst du über deinen Verein oder info@courtos.de geltend machen. Antworten können Fehler enthalten; prüfe sie vor Verwendung.

Kündigung und Widerruf

Soweit die Online-Erklärungsformulare freigeschaltet sind, verarbeiten wir darüber deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die Vertragsreferenz oder Vertragsbeschreibung sowie freiwillige ergänzende Angaben. Das dient der Bearbeitung und dem Nachweis deiner Erklärung. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich. Ein Eingangsbeleg bestätigt zunächst den Eingang; die Zuordnung zu einem Vertrag und dessen Beendigung werden gesondert geprüft.

Die Formulare übermitteln die Angaben an das CourtOS-Backend bei Supabase. Dort werden die Erklärung, der Eingangszeitpunkt und der Bearbeitungsstatus gespeichert. Die Bestätigung per E-Mail wird über Brevo bearbeitet. Bitte übermittle keine Gesundheits-, Athleten- oder anderen für die Erklärung unnötigen personenbezogenen Daten. Die Bearbeitung vertraglicher Erklärungen erfolgt zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO); gesetzlich erforderliche Nachweise beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die weiteren Informationen zu den eingesetzten Diensten und deinen Rechten stehen in den übrigen Abschnitten dieser Erklärung.